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Pongámonos en situación: decides llevar a cabo un proyecto en buenas condiciones. Es decir, una vez realizado un plan de empresa consistente, dispones del dinero para llevarlo a cabo. No obstante, todavía existe según estadísticas oficiales del PMI (Project Management Institute) un importante índice a tener en cuenta:

Un 30% de los proyectos acaban antes de empezar, otro 30% se retrasan demasiado en el tiempo y un 50% excede el presupuesto establecido. La pregunta es clave: ¿Cuál crees que es la primera causa de fracaso de un proyecto de construcción, o en el desarrollo de un software o negocio online?

• Falta de capacidad técnica
• Pobre planificación y control
• Comunicación poco efectiva
• No tener en cuenta todos los riesgos
• Incertidumbre sobre el alcance del proyecto.

Si además añadimos que la forma en la que se documenta tu proyecto y la forma en la que te comunicas con los interesados de tu proyecto (tanto clientes, usuarios o equipo de trabajo) son dos pilares sobre los que se fundamentan las normas de calidad internacionales, consideradas como buenas prácticas a nivel de proyectos empresariales ¿cambiaría tu respuesta?

Probablemente sí, ya que la opción principal de acuerdo a estos pilares es la “Incertidumbre sobre el alcance del proyecto”, donde se pone a prueba tu total conocimiento sobre lo que necesitas para llevar a cabo el proyecto, tanto en recursos humanos como materiales.

Aunque realmente, no importa cuál es la primera y cuál la última, porque cada una se basta solita para echar a perder un buen proyecto,  lo que debes preguntarte es si has reparado en la opción “Comunicación poco efectiva”. No parece un área muy difícil de implementar, y tampoco muy cara, sin embargo, necesita de algo más importante que el dinero, como es el tiempo y además es la única que se distingue del resto por requerir habilidades personales comunicativas directas y continuas en el tiempo a lo largo de la vida de vuestro proyecto, mientras que el resto de opciones podrían ser cubiertas con el aspecto técnico de forma puntual.

Puede que todavía no tengas claro lo importante que es este apartado, pero en esta área se encuentran situaciones tales como:

• Hacer ver a tu cliente, o posible cliente, lo que tu empresa o proyecto es capaz de hacer por él, sin dar lugar a confusiones y por ende a un cliente insatisfecho, manejando sus expectativas sobre tu empresa.
• Hacer ver a tu equipo lo que se espera de ellos para que actúen en consecuencia, manejando también sus expectativas sobre su situación en la empresa, dónde están y dónde creen que van a estar dentro de un año, lo que es especialmente importante en proyectos incipientes, donde la empresa se sustenta por el esfuerzo que realiza el equipo para salir adelante.
• Desterrar puntos débiles en tu comunicación, como el orgullo, que impide claramente comunicarte con otros miembros de tu equipo en según qué situaciones.
• Facilitar un ambiente para crear ideas. No tienes que ser tú el que las tenga, sino intervenir e interactuar constantemente para que los demás estén cada vez más acertados conforme se profundiza en el tema.
• Facilitar la comunicación a la hora de actualizar los avances del equipo. A veces, un miembro puede intentar resolver por sí mismo problemas que podrían resolverse mejor en equipo, pero prefiere no comentarlo por miedo a que se pueda pensar que no es capaz de sacar el trabajo adelante o simplemente porque se le ha asignado a él esa tarea.

Entablar un canal de comunicación con tu posible cliente puede ser una tarea realmente dura, especialmente si se limita a enviar encuestas a través de internet. Por ello, si no conseguimos una comunicación efectiva, no sabremos cómo les gustaría que fuese nuestro servicio y al no cumplir sus necesidades o requisitos, formaremos parte de ese 30% que finaliza su proyecto antes de empezarlo.