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Pensemos, por un momento, que vamos a reunirnos con alguien a quien aún no conocemos demasiado bien.

Esa reunión puede tener cualquier objetivo y, sea cual sea el contexto, queremos que la otra persona sepa quiénes somos y cuál es la intención de esa reunión o entrevista. Porque así, de alguna manera, conseguimos que nos tome en serio.

Con la ayuda de un correo electrónico especialmente planificado podremos conseguir nuestro propósito.

Esta estrategia fue idea de Dorie Clark, autora de Reinventing You.

Hace un tiempo, Clark entró en una reunión y, al sentarse, la otra persona le preguntó “¿Quién eres y qué haces aquí?”. Esta pregunta, por descontado, le cayó como una jarra de agua fría.

Era increíble: un amigo en común les había presentado, y Dorie era una experta en la materia de la que iban a hablar. Había dado por hecho que la otra persona estaría ya informada de todo. Como esto no ocurrió, Clark tuvo que perder unos minutos de aquella reunión en explicar su experiencia y antecedentes profesionales.

Fue entonces cuando a Dorie se le ocurrió utilizar esta estrategia, un correo electrónico básico que enviaría antes de cualquier primera reunión donde incluiría quién es ella, qué ofrece y el por qué de la reunión.

Inicialmente, la técnica fue respaldada por Robert Cialdini, autor de Influence: The Psychology of Persuasion, donde asegura que es mejor informar de tus logros que tener que encajar una pregunta acerca de tu persona como la que hemos formulado líneas más arriba.

Y es que vivimos en un mundo de agendas apretadas y sobreinformación donde a aquella persona que ha quedado en reunirse contigo se le puede olvidar el simple hecho de buscar información acerca de ti en Google.

¿Cómo llevar a cabo esta estrategia?

Si llevamos a cabo correctamente esta estrategia conseguiremos varias cosas:

• Confirmar fecha y hora de reunión.
• Recordar a la otra persona quién somos, y por qué nos vamos a reunir.
• Establecer nuestra formación y experiencia sin necesidad de tener que alardear de ello después cara a cara.
• Que la otra persona tenga ganas de reunirse con nosotros.
• Reducir el tiempo de la reunión y, por lo tanto, dedicamos ese tiempo al tema que realmente nos interesa.

Un ejemplo de e-mail que podemos enviar a la persona con la cual vamos a reunirnos podría ser el siguiente:

“Hola, ____

Tengo muchas ganas de la reunión/llamada/cita de mañana.

Para empezar, y con el fin de que nuestro encuentro sea lo más productivo y eficiente posible, quería contarle un poco de mi y la experiencia que he desarrollado en lo que respecta a ___ (tema del que se va a hablar).

-Tres o cuatro párrafos cortos acerca de nuestras experiencias más relevantes y cómo esto te llevó a hablar con la otra persona-

-En este otro párrafo se explica claramente por qué queremos reunirnos con la otra persona, hablando del tema explícitamente-

-Aquí reiteramos nuestro entusiasmo por la reunión, incluso si os ha presentado alguien a quien tenéis en común puedes decir que la otra persona ha dicho cosas muy positivas de con quién vas a reunirte-

¡Hablamos!”

Éste es un ejemplo de e-mail sencillo, elegante y directo que podemos utilizar para presentarnos antes de una reunión o entrevista.

¿Qué haces tú antes de una reunión o llamada importante? Cuéntanos tu experiencia en Comentarios y difunde si te ha servido.

Fuente: The Best Email You’ll Ever Send

Foto: QSC AG