club-mba.com

Aquí una entrada que será útil tanto para la etapa formativa como para la profesional. Cuando se llevan a cabo de forma pobre y poco preparada, las reuniones pueden hacerse largas, sin conclusiones, y una potencial pérdida de dinero y productividad.

La media en reuniones personales ronda la hora y 44 minutos, de acuerdo a un estudio realizado por Verizon. Para la mayoría de empleados, las reuniones son la fuente de la mayor pérdida de tiempo en la oficina, según una encuesta de Salary.com. Las reuniones pueden ser tan aburridas que el 92% de la gente admite distraerse y entregarse a otros pensamientos durante las mismas, incluso un 39% reconoce haber estado a punto de dormirse, según Verizon. Y lo más alarmante es la cifra que Atlassian estima las compañías gastan en reuniones innecesarias: 37.000 millones de dólares.

«Meetings don’t need to be a snooze-fest, wasting everyone’s time and money. They can be productive and even inspire employees.»

Para intentar cambiar las reuniones, que no hagan perder el tiempo y dinero a todo el mundo y puedan ser productivas e incluso inspiradores aquí 8 modos que pueden ayudar (si aplican) a dotarlas de sentido:

1. Termina cada reunión con asignaciones.

Las reuniones deberían esperar con un propósito y terminar con una lista de responsabilidades asignadas para ser ejecutadas. Lo mejor es comenzar la reunión con un problema que debe ser resuelto como foco de la misma. A partir de ahí es necesario no perder ese enfoque y terminar con una lista de tareas asignadas a los participantes. Lo ideal es utilizarla para dibujar la trayectoria que el equipo debe recorrer.

2. Tener una agenda escrita.

Cada reunión debería tener una serie de puntos escritos, más allá de un sólo tema. Con frecuencia las reuniones se basan en temas a alto nivel y se convierten en desestructuradas y se van por la tangente. Tener una agenda por puntos permite a la gente enfocarse en exactamente lo que se requiere en la reunión.

3. Dar a cada persona la opción de hablar una vez.

Una de las principales razones por las que las reuniones terminan en caos es que no hay dirección ni estructura. La gente sólo dice cualquier cosa que les viene a la mente y la conversación no va a ningún sitio. Podemos corregir esto dando sólo una oportunidad de intervenir, habiendo advertido antes que estén preparados. Recorre la habitación, deja hablar a cada uno y después, abre la conversación. Hacerlo así dará lugar a una discusión mucho más estructurada.

4. Elimina la tecnología.

Para una reunión enfocada, el consejo es evitar cualquier pantalla, alarma o botón. Ninguna distracción salvo las caras de los compañeros para un preciso intercambio de ideas, contenidos y objetivos.

5. Envía notas tras la reunión.

Una de las cosas que puedes hacer es recopilar los puntos claves de lo comentado y enviarlo a los asistentes tras la reunión. Ayudan a cristalizar mejor todo lo comentado en la misma. Y más importante, hace sentirse más informados y conectados.

6. Haz que sean cortas.

Reuniones rápidas durante la semana son imprescindibles. Extenderlas demasiado puede comprometer la productividad del día. Y aquellas que requieran de una mayor duración, debe ser controlado y enfocadas en lo que pretenden resolver.

7. Mantén los temas en foco.

Es importante tener cuantos menos temas mejor; uno es lo ideal. Así no divides la atención de tu equipo y el tiempo en varias direcciones. Centrados en un tema, con suerte se resolverá y avanzaréis al siguiente, en lugar de sólo «tocar» varios temas. Menos es más.

8. Sólo incluye a las personas necesarias.

Las reuniones no son inherentemente una pérdida de tiempo. Son una herramienta de colaboración necesaria. Pero se convierten en una pérdida de tiempo cuando implican a demasiada gente que realmente no necesita estar ahí. La solución es simple: cuando vayas a convocarlas, preguntarte «¿Necesita toda esta gente estar en la reunión?»

Fuente: BussinessInsider