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A veces el día no tiene suficientes horas para hacerlo todo. En su libro «Extreme Productivity”, el profesor de Harvard Robert Pozen esboza las claves para lograr más y mejores resultados. A continuación los dieciocho consejos del Dr. Pozen para mejorar la productividad.

Clasificar las tareas por orden de importancia y asignar un tiempo en consecuencia.

Pozen dice que hay una diferencia entre las tareas de alta prioridad y las de baja prioridad y la cantidad de tiempo que se debe asignar a cada una.

El profesor de Harvad aconseja en su libro anotar todas las tareas que se piensan hacer y organizarlas por objetivos semanales, objetivos anuales y objetivos de carrera a largo plazo. Luego clasificar cada tarea según su importancia relativa. Para construir un escenario más productivo se debe emplear más tiempo en las tareas de clasificación más alta y menos en las de rango más bajo.

Saber cuáles son los objetivos que se persiguen y trazar una línea recta hacia ellos

El número de horas de trabajo que se impone a cada tarea no importa tanto como lograr obtener los mejores resultados posibles a la hora de realizarlas. Determinar y organizar el resultado final de los objetivos ayuda a diseñar un plan más eficiente sobre cómo alcanzarlos y reduce el tiempo necesario para cumplirlos.

Durante el desarrollo de una tarea se aconseja hacer un alto a mitad del camino para recapacitar y reevaluar el trabajo realizado. En caso de que se trate de un proyecto grupal esta pausa permite coordinar enfoques y perspectivas de los participantes.

No hacer caso del 80% de los correos electrónicos y solicitudes que se reciben durante el día

La cantidad de tiempo que se dedica a un proyecto tiene que variar en función de la importancia del mismo. El Dr. Pozen explica que generalmente en las tareas de baja prioridad lo mejor es centrarse en su raíz, sin necesidad de gastar tiempo y esfuerzo en los detalles más minuciosos de estas actividades.

Como ejemplo Pozen sugiere descartar o ignorar el 80% de los mensajes de correo electrónico que se reciben, ya que normalmente no son importantes, y responder el otro prioritario 20% de forma inmediata.

No ocupar cada hora del horario.

Mantener un calendario cuidado que incorpore notas todos los días con las que recordar el propósito de cada cita o reunión ayuda a escenificar y centrar cada tarea. Escribir el propósito de cada actividad evita desviarse del tema. Pozen recomienda no llenar cada hora del horario con el fin de dejar tiempo para reaccionar ante cualquier imprevisto que pueda surgir.

Una acción recomendable es preparar el horario del día siguiente organizando sus tareas y así mentalizarse con tiempo de realizarlas.

Crear una lista de tareas que se pueda utilizar para cada viaje.

No dejar nada a la suerte cuando se viaja es importante. Se recomienda elaborar una lista de tareas pendientes que se puedan reciclar para futuros viajes y así, por ejemplo, saber qué empacar lo que ayudará a no tener complicaciones.

Hay que tener claras cuáles son las metas para el viaje y no perder tiempo antes de tener que salir. Pozen advierte que nunca hay que comprobar el equipaje si vas a viajar durante menos de una semana, lo mejor es utilizar una bolsa de mano grande para no perder tiempo de espera en el reclamo de bagaje.

Las reuniones deben dejarse para las presentaciones y conversaciones serias.

Según Pozen las reuniones pueden ocupar hasta un 35% de la jornada laboral para los mandos medios, y hasta el 60% para los altos ejecutivos.

Hay que tratar de limitar las reuniones a las introducciones de nuevos clientes o compañeros de trabajo o para tener discusiones serias que no se puedan realizar por correo electrónico o por teléfono. Cualquier otra cosa se puede hacer de manera efectiva con el correo, mediante envíos de documentos on-line, video conferencias y otras herramientas que la tecnología actual ofrece.

Evitar la dilación estableciendo plazos de más.

Cuando exista una fecha límite para completar un trabajo, es común que las personas la dejen para el último momento. Pozen sugiere establecer plazos continuos durante el transcurso del proyecto, incluso si todos estos plazos son para la misma tarea; lo que permite ir avanzando por partes un cometido y así evitar demorarlo reduciendo el esfuerzo necesario para su culminación.

Para asegurarse de que no se ignoran los plazos autoimpuestos, Pozen recomienda informar a los compañeros de trabajo o incluso al jefe sobre ellos. Tener una figura de autoridad que controle estos plazos hace más probable que se lleven a cabo.

Al realizar una lectura es necesario comenzar con la conclusión.

Hay que asegurarse de que se está leyendo con un propósito. Hay que preguntarse por qué se está leyendo lo que se está leyendo y las aportaciones que dicha lectura ofrece que no pueda dar cualquier otra. Es necesario saber lo que se está buscando para encontrarlo cuando se lee, ya sean noticias, consejos o información relevante para el trabajo.

Pozen sugiere leer primero la conclusión y la introducción de un libro para conocer las intenciones del autor y el camino al que finalmente se dirige. De esta forma también se saben los puntos importantes durante la lectura en los que uno se debe concentrar.

Para escribir bien utilizar frases cortas y siempre revisar el texto

La escritura es cada vez más importante debido a los mensajes de correo electrónico que a menudo ocupan el papel comunicativo de las llamadas telefónicas. Pozen recomienda la creación de un esquema cuando se inicia la escritura que muestre una progresión lógica de la pieza. Si se está escribiendo un largo y denso documento, crear un resumen ejecutivo para que el lector pueda ver el panorama completo ayudará a agilizar la lectura, priorizar el tiempo y repasar la eficacia del texto.

Se sugiere utilizar un lenguaje eficaz con frases cortas y relaciones claras entre las cláusulas. Por último asegurarse siempre de revisar el texto más de una vez. La escritura nunca es perfecta en el primer borrador.

La clave de la gran oratoria es la preparación y tener conciencia del público al que se dirige el mensaje.

No hay que sudar con una presentación. La clave para hablar óptimamente es la preparación. La preparación se divide en tres esquemas principales:

1. Conocer al público – quiénes son, por qué están asistiendo y lo que les importa.
2. Estructura del discurso – escribir un resumen de la presentación y asegurarse de que el argumento es claro.
3. Ensayar el discurso – ensayar permite agilizar el discurso y aumentar la confianza y la comodidad del orador cuando se expone.

Aprender cómo gestionar eficazmente una reunión.

Cuando no se logra nada en una reunión de trabajo es porque no se está realizando de manera que conduzca al progreso. Pozen destaca tres puntos que se deben cumplir para sacar el máximo provecho de una reunión:

En primer lugar, el “líder” de la reunión debe escribir una agenda clara y enviarla al menos con un día de antelación para que los asistentes puedan revisarla. En la reunión, la introducción debe ser breve para que la mayor parte del tiempo se pueda emplear en una discusión y aportación seria de todo el equipo. Por último, la reunión debe concluir con una idea clara de lo que tienen que hacer cada uno de los participantes.

Al planificar la carrera, evitar los planes de especialización y a largo plazo.

La planificación de una carrera no necesita de un plan a largo plazo. Al decidir por primera vez una carrera, Pozen sugiere hacer una lista de algunos de los trabajos que presumiblemente se esperan realizar denominados Pretensiones de la carrera.

Después de crear la lista de puestos de trabajo que puedan interesar, hay que preguntarse qué habilidades se poseen y se puedan ofrecer al mundo, luego ver si coinciden con cualquiera de los puestos de trabajo que se han enumerado. A continuación hay que realizar una investigación sobre los puestos de trabajo y averiguar la demanda de cada profesión. Evitar la especialización y buscar siempre maximizar el número de opciones y luego escoger mediante la revisión de las cualidades las posibilidades a seguir. También hay que revisar las metas anuales para saber cuándo es el momento adecuado para ir trabajando en ellas.

Organice los Objetivos de la carrera a lo largo de una línea temporal.

«La planificación de la carrera en su conjunto es un proceso complicado» escribe Pozen en su libro en el que recomienda dividir los objetivos en tres categorías diferentes de tiempo:

Metas (una semana o menos)

Objetivos (de tres a 24 meses)

Pretensiones de la carrera (cinco o más años)

Hay que utilizar Metas o pequeños pasos de acción para lograr los Objetivos, y los Objetivos para alcanzar la Pretensiones de la carrera.

Para trabajar bien en equipo, evitar criticar a los empleados a toda costa.

Es vital gestionar y construir relaciones productivas con los compañeros de trabajo. La mejor manera es crear confianza, de esta manera se pueden delegar los trabajos de baja prioridad y emplear la mayor parte del tiempo en los objetivos principales.

Cuando se delegan tareas y proyectos a los subordinados o compañeros, hay que establecer metas en términos generales para que ellos puedan decidir cómo realizar mejor esas tareas. Hay que ser observador y discutir el progreso de estos objetivos a medida que se avanza. Siempre que sea posible, evitar criticar a los empleados a menos que se repitan errores o acciones éticamente preocupantes. Lo más importante destaca Pozen, es que no hay nada más efectivo que el refuerzo positivo.

No tratar de llevarse bien con el jefe sino gestionar con ellos el trabajo.

La gestión con el jefe es tan importante como la gestión con el equipo. No es tan importante llevarse bien con el jefe sino la óptima gestión de esa relación para que se conviertan en un recurso para alcanzar el logro, el desarrollo y el éxito personal. Como en cualquier relación, la comunicación es la clave.

Hay que asegurarse de saber en que puesto y línea de trabajo se está, a continuación, hay que ajustarse al estilo comunicativo adecuado definiendo el papel que ocupan el trabajador y el jefe para saber cómo interactuar con eficacia. Si un desacuerdo conduce a una transferencia de empleo o un despido, hay que asegurarse de dejar el trabajo con tacto para que no se cierren puertas en el camino de salida.

Aceptar el cambio, reconociendo la inclinación hacia la estabilidad.

La gente evita el cambio por temor a los efectos negativos. Pozen dice que tomar decisiones productivas, aprender a aceptar el cambio y aprovechar las oportunidades que éste presenta son claves para el desarrollo.

Reconocer la inclinación subconsciente que nos orienta hacia la estabilidad es el primer paso para aceptar el cambio. Tener un trabajo para toda la vida es la excepción, no la regla. Uno debe defender ante todo la defensa de la ética sólidamente. Actuar de forma ética debe ser la máxima prioridad, actitud que dará sus frutos a largo plazo.

La productividad no siempre se trata de trabajo.

Pozen señala que todo el mundo siempre debe tener tiempo para sí mismo, desde la posibilidad de una buena noche de sueño hasta hacer ejercicio y pasar tiempo libre con amigos y familiares.

Las actividades de ocio despejan la mente y permiten concentrarse mejor cuando llega el momento de la realización de tareas relacionadas con el trabajo.

Calcular la productividad basando en donde se pasa el tiempo, no la cantidad de tiempo que pasa

El punto decisorio para ser productivo es tener una vida más gratificante. Cuanto más eficiente se es en el trabajo, más tiempo por lo general se tiene para la vida personal. La clave para llegar a este punto es ser consciente de dónde están las horas más valiosas para cada actividad.

Según Pozen cuatro horas con un cónyuge son más valiosas que cuatro en el trabajo, por lo que los individuos se esfuerzan mucho por mejorar la flexibilidad de la organización y así tener más control sobre en qué se gasta el tiempo. Cuando se sale de la oficina hay que evitar todas las interrupciones del trabajo que sean posibles. Es saludable y necesario darle a la mente un descanso.

Fuente: BUSSINES INSIDER.