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Existe una concepción errónea entre las personas al pensar que cuando más se trabaja más éxito y mejores resultados se obtienen. Aunque dedicar esfuerzo y tiempo a una labor puede marcar el éxito de una organización o un proyecto, el modo en que se emplea ese tiempo y esfuerzo es más importante. Peter Drucker dijo una vez “Eficiencia es hacer las cosas bien. Eficacia es hacer lo correcto”. El hecho de dedicar muchas horas a una tarea carece de importancia sino se es capaz de dosificar las energías y organizar un plan correcto para trabajar en ese plazo de forma eficiente.

A continuación una serie de consejos para llevar a cabo tareas de manera más eficiente y práctica.

1. Crear una rutina para el mejor uso del tiempo.

Hay que organizar el calendario, las reuniones y las citas para que coincidan de forma continuada y no tener que abandonar el centro de trabajo varias veces el mismo día. En estos momentos en que es necesario mantener reuniones fuera del ámbito laboral es práctico incorporar los momentos para el almuerzo o la comida. También es muy útil tratar de establecer las horas concretas que se le van a otorgar a cada labor o recado del plan diario.

2. Crear una lista de tareas pendientes para cada día, semana y mes.

Resaltar las cosas más importantes que hay que hacer cada mes y luego asignar las tareas necesarias para completar la semana y días específicos en la lista de tareas pendientes; ésta es la forma más eficaz para asegurar un gran proyecto y no pasarlo por alto (el olvido es más común de lo que pueda parecer) además de tratar de repartir cada momento para utilizarlo lo más eficazmente posible.

3. Averiguar lo que es necesario llevar a cabo por ti mismo y delegar subcontratar en el resto de tareas.

No se pueden dejar de lado los contenidos importantes por el “trabajo pesado”. Existen ciertas labores diarias que es posible relegar a otras personas de tu ámbito personal o laboral, si no es así, hay muchos sitios web disponibles como Fiverr y Fancy Hands que ofrecen servicios relativamente baratos para las tareas cotidianas y monótonas, labores que están más que dispuestos a realizar.

4. Encuentra a gente que es buena en las cosas que no tú no lo eres y contrátalos.

Cada persona tiene sus cualidades, así por ejemplo hay individuos con una capacidad de redactar trabajos escritos de manera más fluida y organizada y otras con mayor don de gentes capaces de clavar la presentación de un proyecto. Merece la pena contratar a expertos o gente con cualidades en ámbitos que uno no conozca para aligerar esa carga de los hombros. Hay que jugar con los puntos fuertes y compensar las debilidades.

5. Establecer fechas límite y premiar cuando se logran.

Establecer un plazo es un paso clave en la consecución de las metas. Establecer un plazo unos pocos días antes de su fecha límite real permite asegurarse el tener todo listo a tiempo, además de un poco de margen para poder respirar y culminar detalles. Hacer las cosas antes de tiempo permite encauzar varios proyectos de forma eficiente en caso de que fuera necesario.

6. Mantener el ambiente de trabajo libre de distracciones.

En esta época repleta de facilidades para el entretenimiento la disciplina es básica. Hay que evitar la tentación de navegar por Internet, jugar con el teléfono, hacer llamadas telefónicas personales, recados durante la jornada de trabajo o dejar que otras distracciones impidan alcanzar las metas propuestas.

Hay que desarrollar el hábito de mantener el trabajo en el trabajo y los asuntos personales en el hogar, así es más probable realizar todas las tareas propuestas en tu horario laboral y hacer del tiempo en casa más relajante y agradable.

7. Mandar correos electrónicos y mensajes cortos y concisos.

No hay necesidad de enviar un párrafo cuando una frase es suficiente. No sólo se pierde tu tiempo sino el del destinatario. La gente tiende a responder más rápidamente a los mensajes que son directos y concisos, por ejemplo, en un correo electrónico. Dicho esto, siempre hay que ser educado y cortés.

Fuentes: Business Insider.
Imagen de Flickr por Waleed Alzuhair